ویدئو کنفرانس چیست؟

ویدئو کنفرانس به معنای ایجاد ارتباط زنده صوتی و تصویری میان نقاط مختلف دور یا نزدیک است. از سویی دیگر این فناوری در جهان امروز با شیوع بیماری کرونا افراد را در نقاط دور و نزدیک مختلف قادر به شنیدن صدا و تصویر یکدیگر می کند. علاوه بر این ویدئو کنفرانس قادر است امکانات بسیاری از جمله تبادل اسناد و مدارک، اشتراک در تهیه مدارک، ارسال عکس ها و … نیز همراه می باشد.

در حال حاضر تجهیزات با رشد فناوری در بستر صدا و تصویر پیشرفت های چشمگیری داشته است.

• عرضه صدا و تصویر با استفاده از پهنای باند پایین.
• صدا و تصویر با وضوح بسیار بالا .
• می توان مطالب را به صورت همزمان عرضه کرد.
• مکان ارسال و دریافت فایل به کلیه کاربران شرکت کننده در کنفرانس و همچنین بالعکس.
• ایجاد بستری برای گفتگوی متنی و گرافیکی.
• ایجاد فضایی جهت ثبت کنفرانس ها و دسترسی همزمان یا غیر همزمان به آنها.
• مکانی جهت تولید، برنامه ریزی و هماهنگی بیشتر کنفرانس ها و غیره.

در تمام این بررسی ها و توصیف ها باید ویدئو کنفرانس فاقد تجهیزات را نیز مورد بررسی قرار داد.

با پیشرفت دستگاه ها و سیستم های همراه، ضرورت و سرعت ارتباط و وسعت شبکه اینترنت سبب می شود تا این تکنولوژی از وضعیت اختصاصی و وابسته به تجهیزات به سمت فناوری ابری یا سرویس محور پیش رود. در حال حاضر پر فروش ترین نوع این دستگاه نوع بدون تجهیزات یا همان سرویس ویدئو کنفرانس می باشد. در واقع سرویس این دستگاه یعنی شما فقط حقوقی که به سرویس مرتبط است، پرداخت می کنید. بنابراین از طریق نرم افزارهای رابط با گوشی همراه یا هر سیستم قابل حمل دیگری مثل لپ تاپ یا حتی رایانه ای رومیزی قادر خواهید بود بدون اهمیت مکان خود وارد جلسات مجازی شوید. اسکایپ از نمونه های بارز در این سرویس به شمار می آید.

ویدئو کنفرانس

انواع ویدئو کنفرانس

ویدئو کنفرانس شامل دو نوع سخت افزاری و نرم افزاری است، این که کدام نوع را انتخاب می نمایید کاملا وابسته با نیازهای کسب و کار، بودجه و محیطی است که در آن می خواهید فعالیت کنید. درنتیجه گزینش نوع سخت افزاری و نرم افزاری با توجه به این که هر کدام از آن ها خود به انواع مختلفی مثل تک نقطه ای یا چند نقطه ای تقسیم می گردند، کمی سخت است. در نهایت اگر به دنبال ارتباط با کیفیت بالا و پشتیبانی مداوم هستید، کنفرانس ویدئویی مبتنی بر سخت افزار همیشه راهی قابل اطمینان است که می بایست آن را برگزینید. با این حال اگر شما در یک کسب و کار سمت شغلی می باشید و به طور دائم نیاز به رفت و آمد دارید و از راه گوشی همراه با اشخاص دیگر در ارتباط هستید، می بایست به دنبال راه حل نرم افزاری و قابل دسترس باشید. موارد با کیفیت خوب و مناسب در بخش نرم افزاری موجود می باشند که قیمت های مقرون به صرفه تری نیز دارند، در نتیجه بودجه شما هر میزان که باشد، مطمئنا یک راه حل مناسب جهت ویدئو کنفرانس به شمار می رود.

حال در هر یکی از این  دو نوع دو حالت موجود است؛ حالت تک نقطه ای و چند نقطه ای که هر یک ویژگی هایی دارند. تک نقطه ای به نوعی کنفرانس می گویند که به دو فضا اختصاص می یابد. اما نوع چند نقطه ای آن همچنان با ابزارهای رایج از راه دور مثل اسکایپ به صورت خاص به کار می رود. در واقع این حالت نیازی به MCU ندارد. بنابراین برعکس بسیاری از سیستم های چند نقطه ای، تصویر شفاف تر با وضوح بالاتری را در مدت زمان کمتری و بدون هیچ خطا و تاخیری با خود به همراه دارد.

اما حالات چند نقطه ای در مواقعی مورد استقبال قرار می گیرد که به بیش از دو فضا برای برگزاری احتیاج داریم و به صورت عمده، به منابع و تنظیمات گسترده تری در مقایسه با حالت تک نقطه ای داریم. حالت ویدئو کنفرانس چند نقطه ای به مرکزی به نام واحد کنترل یا MCU گفته می شود، که امکان ایجاد ارتباط چند نقطه ای را از این طریق میتوان امکان پذیر نمود.

انواع ویدئو کنفرانس

کارایی و کاربردهای ویدئوکنفرانس

کارایی و کاربردهای ویدئو کنفرانس در دنیای نوین بسیار فراوان می باشد.

• یکی از کاربردهای این دستگاه در مراکز آموزشی می باشد از جمله؛ مدارس، دانشگاه ها و عرصه تجارت.
• در سازمان ها و ادارات جلسات، همایش ها و میزگردها با استفاده از این دستگاه به صورت درون سازمانی یا برون سازمانی از راه دور انجام می پذیرد.
• مصاحبه ها، پشتیبانی از راه دور، سمینارها، دورکاری، قضاوت از راه دور توسط این دستگاه انجام می شود.
• حراست ویدئویی، کنفرانس ویدئویی برای شرکت ها و موسسات از این طریق انجام می شود.
• ارتش کارایی های بسیاری را از این دستگاه می برد.
• بانک ها نیز با استفاده از ویدئو کنفرانس کارهای بسیاری را به انجام می رساندند.
• قوه مقننه و یا مجلس در زمان شیوع بیماری کرونا تمام تصمیمات خود را با استفاده از این وسیله به تصویب رسانده اند.
• در حقیقت برای ارتباطات مدیران و افراد رده بالای جامعه میتوان از این طریق با مردم ملاقات نمود.
• در زمینه های پزشکی این وسیله بسیار کمک شایانی در عمل های جراحی و امورات دیگر این حرفه می نماید.
• برای حل یک بحران نیز کارکرد بسیاری را میتوان از این دستگاه انتظار داشت.
• انواع مختلف مشاوره قضایی، پزشکی، … را با استفاده از ویدئو کنفرانس میتوان انجام داد. همچنین وبینار هایی که در آن نیاز به برگزاری سمینارهای مجازی یا آموزش می باشد، نیز با بهره بردن از همین تکنولوژی و فناوری امکان پذیر می شود.
• در نهایت در حال حاضر و شیوع بیماری کووید نوزده بسیاری از این کاربردها از این دستگاه برده می شود و این وضعیت دریچه ای نوین را به سوی تکنولوژی برای بشر گشوده است.

ویدئو کنفرانس دارای چه مزایا و معایبی است؟

در مورد مزایای ویدئو کنفرانس باید موارد ذیل را مطرح نمود.

• صرفه جویی در زمان؛ هماهنگی لازم جهت یافتن زمان خالی، تنظیم و سازگار شدن با برنامه های پرواز، رزرو هتل ها و هماهنگی با برنامه های هتل، حدود دو روز زمان جهت حضور در جلسه هزینه ها.
• برگشتن هزینه ها در کوتاه مدت ( ROI ) با استفاده از این فناوری نوین.
• هزینه تجهیزات این فناوری یکبار برای همیشه است.
• هزینه برقرار نمودن ارتباط ارزان می شود.

معایب نداشتن این دستگاه نیز در عصر حاضر هزینه رفت و آمد، اسکان، خورد و خوراک در سفر، هزینه مکالمات تلفنی و ارتباطات راه دور ناشی از سفر و هزینه های جانبی و غیره می باشند.

حال معایبی نیز ویدئو کنفرانس در پی دارد از قبیل؛

• کاهش ارتباط بین افراد به صورت حضوری.
• تفاوت و اختلاف ساعات محلی افراد مختلف.
• اشکال یا خطا در حین برقراری ارتباط مهم یا غیر مهم.
• احتیاج به فردی کارشناس و خبره به صورت همیشگی برای کار با این دستگاه می باشد.
• هزینه بالایی که می بایست برای تجهیزات این دستگاه ارائه گردد و یا برای خرید این دستگاه صرف شود.

تمام این مسائل در کاربرد از یک ویدئو کنفرانس نیز ممکن است به صورت عیبی لحظه ای رخ نماید و به همین دلیل این دستگاه همیشه هم کمک کننده نیست و امکان دارد کار را پیچیده تر نماید.

البته با توسعه روز به روز دانش اینگونه تجهیزات و آموزش افراد به طور ویژه کمتر میتوان بر روی معایب این دستگاه چیره شد زیرا که مزایای این دستگاه بسیار بیشتر از معایب آن می باشد.

مزایا و معایب ویدئو کنفرانس

ویدیو کنفرانس از چه وسایلی تشکیل شده است؟

با گسترش ارتباطات سازمان ها با هم دیگر نحوه ارتباط گیری قدیمی جوابگوی نیاز ها و درخواست های سازمان ها نیست. بنابراین بین سازمان ها و یا جلسات با چندین نقطه با فاصله دور و هزینه های سرسام آور سفر ایجاد شیوه ای نوین در ارتباط مدیران سازمان ها احساس می شود و در نهایت با ویدئو کنفرانس و تجهیزات ویدئو کنفرانس آن این فناوری نوین تحقق یافت. در نتیجه روزنه ای جدید در دنیای تکنولوژی نوین گشوده شد.

این شیوه دارای لوازمی است که برای برقراری یک ارتباط موفق به تک تک آنها نیاز می باشد. در واقع این تجهیزات برای این تولید شده اند که بتوانند ارتباط صوتی و تصویری موفقی را از راه دور امکان پذیر نمایند. این لوازم توانایی ارتباط مابین چند مکان ( از ۲ نقطه تا بیش از ۳۲ نقطه ) را بر بستر شبکه سازمان ها با سطح کیفی فوق العاده بالا حتی در سرعت های پایین اینترنت را عملی می نمایند. تکنولوژی کاربردی در این دستگاه ها بسیار سطح بالایی دارد.

کمپانی های خوش نام و معتبر و بسیار نام آور جهان این تجهیزات و دستگاه ها را با جدیدترین فناوری های موجود در دنیا می سازند و در کنار هم قرار می دهند و به بازار ارائه می دهند. از مدل تولیدات میتوان به تجهیزات سیسکو و همین طور به تجهیزات ویدئو کنفرانس اشاره کرد. در نهایت باید در مورد قیمت مقرون به صرفه بعضی کمپانی های سازنده نیز همچون تندبرگ و لایف سایز اشاره نمود.

این لوازم شامل دوربین و میکروفون می باشند که صوت و تصویر را می گیرند و به سرعت آن را به بسته های اطلاعاتی مبدل و ارسال می نمایند. در خلاف جهت نیز اطلاعات دریافتی از سمت مقابل بازگشایی و به شکل صدا و تصویر روی نمایشگر و بلندگو ظاهر می شوند. نتیجه این فرایند ملاقات چهره به چهره شبیه سازی شده بدون کوچکترین کمبودی است. با این اختلاف که هیچ یک از طرفین احتیاجی به سفر و پذیرش هزینه ها، وقت تلف شده و خسارات آن را ندارند.

برند یا مارک های معروف ویدئو کنفرانس شامل موارد ذیل هستند؛

• Polycom
• Cisco
• LifeSize
• Yealink
• Aver

در این میان نام کشور ایران به سختی یافت می شود. زیرا ایران یکی از کشورهایی می باشد که چنین دستگاه هایی در آن اندک می باشد و عموما این دستگاه ها به روز نیستند و یا هزینه های فوق العاده بالایی دارند. در نهایت یکی از دلایلی که می توان گفت در آینده کاربرد ویدئو کنفرانس در کشور زیاد خواهد شد و این به دلیل شرایط جغرافیایی کشور ما است.

البته تجهیزات تکمیل کننده دیگری همچون پایانه ها، دوربین، کابل، براکت، میکروفن، ام سی یو، لایسنس نیز در این تجهیزات موجود می باشند.

تجهیزات ویدئو کنفرانس

نکات برگزاری ویدئو کنفرانس

برگزاری ویدئو کنفرانس دارای پیش زمینه هایی می باشد. در واقع در برگزاری این جلسات می بایست اصولی را مورد توجه قرار داد. یکی از این اصول اطراف ما می باشد که محیطی مرتبط با این موضوع باشد و از نظم و جذابیت خوبی در نظر بیننده برخوردار باشد. زیرا این فضا در اشخاصی که با شما تماس تصویری برقرار می نمایند، تاثیر شگرفی می گذارند. فضا نباید آشفته و بی نظم باشد زیرا بیننده را از هدف اصلی خود دور می نماید. شما را نیز در نظر آنها به عنوان فردی بی نظم و بی توجه در کارها نشان می دهد. تلاش کنید در این کنفرانس ها لباس شیک و مناسبی را به تن نمایید تا بر تاثیر گفتار خود بر روی نویسنده بیافزایید.

از هر گونه صوت و صدایی در پس زمینه خود در ارتباط تصویری بکاهید زیرا سبب حواس پرتی طرف مقابل در فهم گفته های شما می گردد.

قبل از آغاز یک ویدئو کنفرانس مهم و جدی یک تماس تصویری غیر رسمی با یک آشنا یا دوست داشته باشید تا سطح کیفی صدا و تصویر را توسط آنها بدانید و اشکالات کار را رفع نمایید.

به داشتن نور در این تماس در قاب دوربین دقت نمایید. نور کافی باعث دلپذیرتر و راحت تر شدن تمام فیلم برای سایر تماس گیرنده ها می گردد. بنابراین با تمام این موارد شما بهره وری حرفه ای این کنفرانس را افزایش می دهید و حرفه ای عمل می نمایید. در نهایت احساس بهتری نیز بین شما و طرف مقابل حاکم خواهد شد.

البته داشتن یک نرم افزار خوب نیز در ایجاد ارتباط مابین شما و طرف مقابل از نکاتی است که قابل اغماض نیست و می بایست توجه بسیاری را معطوف به آن نمود. در نهایت با کیفیت و میزان موفقیت تماس شما را دو چندان کرده و در ارتباطات تجاری بهتر است که ابتدا این گزینه را مورد بررسی قرار دهید.