چگونه اثرات IT سایه بر کسب و کار خود را به حداقل برسانیم

خود راه اندازی و ابتکار از ویژگی های مطلوب یک کارگر است. هر کارمندی باید به دنبال و یافتن راه هایی برای افزایش کارایی باشد و در عین حال کار خود را کمی آسان تر کند. با این حال، همانطور که آلبر کامو زمانی بیان کرد: «… حسن نیت اگر روشنگری نباشد، می‌تواند به همان اندازه صدمه ایجاد کند که سوء‌نیت».

اعطای استقلال و دسترسی کامل به منابع IT به کارکنان غیر IT خود، نکات منفی شدیدی دارد. در حالی که نیت کارگران ممکن است خوب باشد، نصب نرم‌افزار غیرمجاز یا استفاده از دستگاه‌های تایید نشده می‌تواند منجر به IT سایه‌ای شود.

سازمان ها باید به دفاع از خود در برابر تهدیدات داخلی ادامه دهند. راهنمای زیر چگونگی محافظت از کسب و کار خود را با به حداقل رساندن تأثیرات IT سایه بررسی می کند.

درک IT سایه

Shadow IT به استفاده اغلب غیرمجاز از منابع فناوری اطلاعات اضافی مانند نرم‌افزار، سخت‌افزار یا (اخیراً) سرویس‌ها و ابزارهای ابری اشاره دارد. این منابع اضافی فناوری اطلاعات معمولاً توسط کارکنان غیر IT یا غیرامنیتی نصب می‌شوند و آنها را بسیار خطرناک می‌کند.

Shadow IT در اصل برخاسته از نیاز و نیاز محض است. به طور معمول، اکثر ساختارهای شرکتی از پنج بخش تشکیل شده اند. با این حال، بسیاری از سازمان های کوچکتر و استارت آپ ها مجبور به ایجاد دپارتمان های مستقل یا ترکیبی هستند. به عنوان مثال، شرکت‌هایی که توانایی پرداخت یک بخش اختصاصی منابع انسانی را ندارند، با واگذاری مدیریت نیروی کار به سایر بخش‌ها و کارکنان خود، بر این محدودیت غلبه می‌کنند.

این پارادایم امروزه به لطف افزایش پیچیدگی و دسترسی به پلتفرم‌ها و ابزارهای ابری مدرن حتی بیشتر قابل دستیابی است. سازمان‌ها اکنون به بسیاری از نرم‌افزارهای تامین کارکنان و مدیریت نیروی کار مبتنی بر هوش مصنوعی دسترسی دارند.

Shadow IT در میان شرکت هایی با بخش های ترکیبی یا بخش های کوچک فناوری اطلاعات رایج است. با این حال، حوادث IT سایه اغلب در سازمان های بزرگ با کارکنان بدون نظارت نیز رخ می دهد.

چرا shadow IT یک مشکل است؟

از آنجایی که نوآوری تکنولوژیک در محل کار برای “همگامی با نتایج نهایی” ضروری می شود، کارمندان آگاه به فناوری شروع به جستجوی راه حل هایی برای غلبه بر مشکلات خاص تجاری می کنند.

همچنین به آن‌ها اجازه می‌دهد تا با محیط‌های در حال تحول دفتر مدرن همگام شوند و آنها را به جستجوی ابزارهای فناوری مدرن سوق می‌دهد. به هر حال، اینترنت همیشه مملو از نرم‌افزارهای ارزان قیمت و راه‌حل‌های شبکه، از دامنه مقرون‌به‌صرفه و راه‌حل‌های میزبانی تا برنامه‌های کاربردی سازمانی با قیمت انعطاف‌پذیر بوده است.

با این حال، تمایل به هوش تجاری قوی تر (BI) منجر به تولد تعداد زیادی از نرم افزارها و راه حل های سخت افزاری سیستم تجزیه و تحلیل آماری (SAS) شد.

توسعه دهندگان و فروشندگان برخی از این ابزارها به زودی متوجه شدند که می توانند با فروش داده های مشتریان خود درآمد بیشتری کسب کنند. بنابراین در حالی که بازار مملو از گزینه های نرم افزاری بی شمار برای مشاغل است، همه آنها ایمن نیستند. حتی با وجود مقررات حفاظت از داده‌ها مانند GDPR، فروشندگان نرم‌افزار همچنان می‌توانند داده‌های شما را جمع‌آوری کرده و بفروشند تا زمانی که از طریق شرایط و ضوابط خود رضایت شما را داشته باشند.

فروش داده های شما تنها خطر IT سایه نیست. نرم افزار بررسی نشده همچنین ممکن است دارای آسیب پذیری و بدافزار باشد.

بسیاری از نرم افزارهای رایگان (معروف به نرم افزار رایگان) از تبلیغات سایر نرم افزارها و خدمات (پرداخت) پول تولید می کنند. آنها معمولاً این نرم افزار را با استفاده از پنجره های پاپ آپ یا صفحه نمایش جادوگر که در طول مراحل نصب ظاهر می شوند، تبلیغ می کنند.

این برنامه‌ها باعث بی‌میلی افراد برای خواندن تکه‌های بزرگ متن‌های سنگین می‌شوند. این واقعیت با نظرسنجی Deloitte در سال ۲۰۱۷ که نشان داد فقط ۹٪ از کاربران شرایط خدمات را قبل از پذیرش آنها مطالعه می کنند، بیشتر برجسته شد.

این امر باعث می شود تا کارمندان به راحتی نرم افزارهایی را که ممکن است شرکت شما را در معرض خطر قرار دهد دانلود کنند. در حالی که شما نیازی به نصب ابزارهای SaaS ندارید، آنها نیز کاملاً از نفوذ در امان نیستند. صفحه های ورود به سیستم و فرم ها ممکن است برای سوء استفاده های فیشینگ مدرن استفاده شوند.

پرداختن به فناوری اطلاعات سایه در کسب و کار شما

در حالی که shadow IT می تواند خاری در چشم تیم های فناوری اطلاعات و امنیت در سراسر جهان باشد، اما دارای چند مزیت است. در نتیجه، این مزایا دلیلی است که چرا IT سایه هنوز غالب است و چرا بسیاری از کسب و کارها آن را کنترل نمی کنند. بنابراین، مزایا و معایب Shadow IT چیست؟

جوانب مثبت IT سایه

می تواند بهره وری ایجاد کند

Shadow IT می تواند به کارمندان اجازه دهد تا نوآوری کنند و گردش کار جدیدی برای سازمان شما ایجاد کنند.
می تواند به شما در شناسایی نقاط ضعف در محیط IT فعلی خود کمک کند.
Shadow IT می تواند به شما اجازه دهد تا فرآیندهای پیاده سازی نرم افزار فناوری اطلاعات را ساده کنید.
این به سازمان شما اجازه می دهد تا برنامه ها را به صورت چابک اجرا کند.

معایب IT سایه

می تواند شما را در معرض خطر نشت داده ها و نقض امنیت قرار دهد.
اگر شرکت‌ها سعی کنند محدودیت‌های IT را در سایه اعمال کنند، می‌تواند شکافی در روابط بخش‌ها ایجاد کند.
Shadow IT همچنین ممکن است باعث مشکلات انطباق با برخی از فروشندگان نرم افزار دارای مجوز شود.

اجتناب از مسائل ناشی از IT سایه

سازمان هایی که به دنبال مدیریت و کاهش اثرات منفی فناوری اطلاعات سایه هستند، ابتدا باید یک حسابرسی داخلی انجام دهند. برنامه‌های امنیتی ابری مانند امنیت برنامه ابری مایکروسافت، استفاده غیرقانونی از برنامه‌ها و داده‌ها را شناسایی می‌کنند.

اما تشخیص IT سایه تنها بخشی از معادله است. شرکت ها باید برای رسیدگی به دلایل اصلی تلاش کنند. این ممکن است شامل بهینه سازی ارتباطات بین بخش ها – به ویژه تیم فناوری اطلاعات و سایر بخش ها باشد. اگر یکی از بخش‌ها راه‌حل نرم‌افزاری را پیدا کند که ممکن است مفید باشد، باید با نزدیک شدن به تیم فناوری اطلاعات احساس راحتی کند.

CIOها و کارکنان فناوری اطلاعات باید فرآیندهایی را توسعه دهند که به آنها امکان می دهد ارزیابی و تدارکات نرم افزار را ساده کنند. آنها باید بتوانند دلایل عمیقی ارائه دهند که چرا یک ابزار خاص پیشنهاد شده توسط یک کارمند غیر فناوری اطلاعات ممکن است غیرعملی باشد. علاوه بر این، توصیه می شود که کارکنان فناوری اطلاعات در صورت رد ابزار پیشنهادی، جایگزین بهتری را پیشنهاد کنند.

سازمان ها باید آموزش کارکنان غیر IT را در زمینه سواد و آگاهی در مورد امنیت سایبری در نظر بگیرند. به کارکنان باید یادآور شد که امنیت بر بهره وری و نوآوری اولویت دارد، به ویژه در این شرایط.

نتیجه

بخش فناوری اطلاعات و امنیت شبکه سازمان شما ممکن است زمان زیادی طول بکشد تا نرم افزار مناسب برای شرکت شما را پیدا کرده و مجوز بگیرد. با مصرفی شدن فناوری اطلاعات، دانلود برنامه بسیار سریعتر است. این واقعیت چیزی است که سایه IT را برای بسیاری از کارگران جذاب می کند. تلاش های کارمندان را برای راه حل های قابل پیاده سازی سریع شکار می کند.

متأسفانه طرف های مخرب از این واقعیت سوء استفاده می کنند. برنامه‌های SAS به اهداف محبوبی تبدیل شده‌اند، زیرا می‌توانند حجم زیادی از داده‌های سودآور را برای فروش بازیگران بد تولید کنند. بنابراین، بسیار مهم است که همه نرم افزارهای مربوط به کسب و کار و کارمندان به طور کامل مورد بررسی قرار گیرند و کسب و کارها رویکردی بدون اعتماد به امنیت داشته باشند.